Team Koordination

Seit Ausbruch der Pandemie arbeiten viele Arbeitnehmer vom HomeOffice aus. Damit Teams auch weiterhin produktiv zusammenarbeiten, ist eine gut organisierte dezentrale Team-Koordination unumgänglich. 

Wichtigster Bestandteil dabei ist 

  1. eine klare Kommunikation,
  2. der regelmäßige Austausch mit den Kollegen,
  3. die Installation der richtigen Software und Hardware,
  4. eine digitale Kompetenz, die ich benötige, um die Systeme effizient zu nutzen. 

Wir empfehlen für eine effiziente Zusammenarbeit folgende Punkte:

Regelmäßige Video- oder Telefonkonferenzen organisieren

Damit auch von Zuhause aus ein Team erfolgreich zusammenarbeiten kann, ist die tägliche Kommunikation unverzichtbar. Zum einen, um sich über “die Sache”, also das Tagesgeschäft auszutauschen, aber auch vor allem, um das Gefühl der Zusammengehörigkeit, das “Wir-Gefühl” trotz räumlicher Distanz zu wahren.  Videokonferenzen via Zoom oder WebEx haben sich in diesem Bereich bewährt. 

 

  • Vereinbaren Sie feste Zeiten, in denen sich das Team als Ganzes abspricht.
  • Bereiten Sie sich gut auf diesen Termin vor. 
  • Halten Sie die Regeln für Videokonferenzen ein. 
  • In diesen Konferenzen wird nur über Arbeitsthemen gesprochen. 
  • Dennoch ist auch der private Austausch ganz entscheidend für eine gute Teamzusammenarbeit. Vereinbaren Sie auch hier feste Zeiten, zum Beispiel einmal die Woche zu einem gemeinsamen digitalen Mittagessen oder einfach nur so zum Plausch über Gott und die Welt.

Trotz örtlicher Distanz gemeinsam arbeiten

Die Technik macht gemeinsames Arbeiten möglich. 

  • Geteilter Bildschirm wie z.B. mit Zoom, WebEx oder Adobe Connect. Dieses visuelle Teilen erleichtert gemeinsame zeitgleiche Arbeit an denselben Dokumenten.
  • Ein Vorteil ist auch, dass durch einen geteilten Bildschirm Kollegen einander etwas zeigen oder navigieren können.  
  • Geteilte Online-Dokumente z.B. mit Canto Cumulus, Google Drive Docs oder monday ermöglichen das parallele Arbeiten an einem Dokument. Dies spart Zeit und verstärkt nebenbei ausgesprochen positiv das psychische Gefühl der Zusammenarbeit. 
  • Geteilte Ablagesysteme wie Google Drive oder Microsoft Teams bieten allen freigegebenen Kollegen gemeinsamen Einblick in die Ablage.
  • Teams arbeiten oft parallel an ähnlichen Inhalten und brauchen somit einen sicheren und garantierten Einblick.  
  • Gemeinsame Uploads von großen Dokumenten mittels WeTransfer, monday oder Dropbox machen dann Sinn, wenn man keine gemeinsame Ablage hat.
  • Große Dateien per Mail zu versenden ist aufgrund des Datenvolumens oft ein Problem. Daher haben sich solche Systeme in der Vergangenheit sehr bewährt. 
  • Gemeinsame Kreativitätstechniken mit Services und Tools wie z.B. Trello, Mindmeister oder Mural. Brainstorming in digitalen Zeiten.
  • Früher traf man sich auf dem Gang oder in einer Sitzung und legte los. Im HomeOffice geht das so nicht. Daher unterstützen die genannten Programme beim Brainstorming der neuen Zeit. 
  • Gemeinsames Marktforschung mit Google Trends. Um heute erfolgreich arbeiten zu können, sollte man bereits gestern die Veränderungen im Markt erspüren. Auch als Team.
  • Google Trends zeigt in Zahlen, Daten, Fakten Trends auf, die vielleicht für Ihre Arbeit wichtig sind. 
  • Gemeinsame Community wie z.B. mit Workplace by Facebook führen und regelmäßig posten. Bitte hier die Regel “das Internet vergisst nie” nicht vergessen. Schnell aus der Hüfte geschossen kann manchmal daneben liegen und zu einem Imageschaden führen. 
  • Projektmanagement digital: Gemeinsam Aufgaben verteilen wie z.B. mit Asana oder Basecamp.
  • Wenn die Abteilung weit verstreut in ihren HomeOffices sitzt, können diese Tools dabei unterstützen, Ihre Projektarbeit verwaltungstechnisch zu verwalten. 
  • Gemeinsam lernen wie z.B. Udemy oder Lecturio (für eigene Systeme). Wer rastet, der rostet. Bilden Sie sich weiter. Alleine oder im Team.
  • Online-Lernplattformen unterstützen dabei und bieten interessante Angebote.
  • Gemeinsam Designs erstellen wie z.B. mit Canva.com. 
  • Gemeinsam eine bessere Kundenbeziehung durch Zendesk und andere Services generieren. 

Teamarbeit, Zusammengehörigkeit, das “Wir-Gefühl” entstehen nicht durch permanente Präsenz in einem gemeinsamen Büro. Vielmehr ist es eine Frage der guten Organisation und des zwischenmenschlichen Miteinanders. Ein respektvoller Umgang ist nicht ortsgebunden, sondern eine Frage der Einstellung. Daher kann unserer Meinung nach auch bei einer dezentralen Teamstruktur hocheffizient zusammen gearbeitet werden.

Was ist HomeOffice?

Das Thema “HomeOffice” ist seit Ausbruch der Pandemie in aller Munde. Doch was ist genau HomeOffice?

Absprachen im Unternehmen

Mit den richtigen Absprachen unternehmenskonform zu Hause arbeiten.

Selbstorganisation und Disziplin

Durch vorteilhafte Verhaltensregeln die Produktivität der Mitarbeiter stark steigern.

Team Koordination

Wie koordiniert man Mitarbeiter effizient und effektiv im HomeOffice?

Sichere Technik und ihre Regeln

Welche Software benötige ich in meinem HomeOffice und wie erhalte ich die Rechte?

HomeOffice-Einrichtung

Die richtigen Möbel und Sitzgelegenheiten steigern die Motivation der Mitarbeiter.

Zoom- & WebEx-Regeln

Mit den richtigen Einstellungen zum reibungslosen virtuellen Meeting starten.

Bisherige steuerliche Richtlinien

Welche steuerlichen Vorteile enstehen für Unternehmen durch das HomeOffice?

Ihre optimale HomeOffice-Ausstattung

Wollen Sie eine optimale Hardware-Ausstattung, um im HomeOffice und unterwegs effizient arbeiten zu können?

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