Zoom- oder WebEx-Regeln

Videokonferenzen sind mittlerweile ein fester Bestandteil der Zusammenarbeit mit Kollegen, aber auch Kunden. Sie bestärken das Gefühl der zwischenmenschlichen Kommunikation und schaffen eine deutlich höhere Nähe und Produktivität, als dies E-Mails jemals generieren könnten. Menschen mit Bild und Ton sind greifbarer für ihr Gegenüber. Durch Gestik und Mimik vermitteln sie ihre Überzeugungen und Haltungen direkter, als das beim geschriebenen Wort oder in einem Telefonat möglich ist. 

Damit jedoch eine Videokonferenz via Zoom, WebEx, Microsoft Teams, GoToMeeting und Google Hangouts für alle produktiv und keine Zeitverschwendung ist, empfehlen wir, folgende Regeln einzuhalten:

Beherrschen Sie die Technik

Nichts ist zeitraubender, als die Technik nicht zu beherrschen. In der heutigen Zeit ist es wichtig, dass wir die digitale Kompetenz ausbauen und damit auch versuchen zu verstehen, wie Technik und System zusammenwirken können.

Daher unser Rat an Sie:

  • Schaffen Sie eine stabile Internetverbindung. Prüfen Sie, ob Ihre Internetverbindung stark genug ist. Gegebenenfalls sprechen Sie mit Ihrem Anbieter wie z.B. die Telekom, um zu schauen, ob eine schnellere Verbindung möglich ist. 
  • Machen Sie sich rechtzeitig mit der Technik vertraut und entscheiden Sie sich für ein System. Das bedeutet, Sie beherrschen alle Funktionen der Videokonferenzraumsysteme inklusive der Software. Die Anwendungen werden als Basis- oder Testversionen teilweise kostenlos angeboten. Für mehr Teilnehmerzahlen, längere Online-Meetings und Extra Funktionen gibt es verschiedene Preismodelle. Extra-Funktionen sind z.B. Videoaufzeichnungen, Chatmöglichkeiten, Aufzeichnungsmöglichkeit (Recording) oder ein Speicher in der Cloud.
  • Stellen Sie die Kamera so ein, dass Sie gut zu sehen sind. Das heißt auf Augenhöhe. Zudem empfehlen wir die Anschaffung einer Full HD Videocam 1080p oder einer ähnlichen Kamera. Sie wollen ja auch gut aussehen.
  • Stellen Sie das Mikrofon so ein, dass Sie gut und deutlich zu hören sind. Achten Sie hier auf die Qualität des Mikrofons. Vielleicht lohnt es sich, ein neues System zu kaufen.

Schaffen Sie eine professionelle Atmosphäre

Im einzelnen bedeutet dies: 

  • Halten Sie die Videokonferenz in einem ruhigen Raum ab.
  • Vermeiden Sie, dass Andere den Raum in der Zeit betreten. Am besten schließen Sie die Tür und bringen draußen gut sichtbar und deutlichen Worten ein Schild an.
  • Schalten Sie Radio, TV, Smartphone und sonstige Geräte aus bzw. auf lautlos.
  • Störgeräusche wie essen, tippen oder mit dem Stift spielen sind zu unterlassen. Dies lenkt unnötig Sie und die anderen Teilnehmer ab.
  • In einer Videokonferenz sind Sie für alle sichtbar. Bitte zeigen Sie Ihren Respekt, indem Sie sich kleiden, wie Sie sich auch für das Büro anziehen würden.
  • Achten Sie auf Ihre Mimik und Gestik. 

Aufgaben des Einladenden

Derjenige, der einlädt, ist der Moderator der Konferenz. Ihm obliegen folgende Aufgaben: 

  • Rechtzeitige Ankündigung der Konferenz und Verteilung der Agenda über Ziele, Themen, Tag und Uhrzeit. 
  • Die Teilnehmer gezielt auswählen. Je größer die Teilnehmerzahl, desto unpersönlicher und unproduktiver wird die Konferenz. 
  • Starten Sie pünktlich. 
  • Begrüßen Sie die Teilnehmer mit Namen. 
  • Bei Wortmeldungen sprechen Sie Ihr Gegenüber namentlich an. 
  • Fördern Sie Diskussionen. 
  • Am Ende der Konferenz fassen Sie das Wichtigste nochmals zusammen. 
  • Erstellen und versenden Sie zeitnah ein Protokoll.

Allgemeine Regeln für Videokonferenzen

Der Videokonferenzenknigge: 

  • Die ersten Minuten einer Videokonferenz sind am wichtigsten. Eine gute Geschichte, Anekdote und eine aussagekräftige Folie soll zeigen, worum es in der Konferenz gehen soll. 
  • Monologe sollten unbedingt vermieden werden, da die anderen Teilnehmer sonst irgendwann innerlich abschalten. 
  • Sprechen Sie langsam und deutlich ins Mikro.
  • Ausreden lassen. Nichts ist unhöflicher, als einem in das Wort zu fallen.
  • Nur einer spricht, da die Akustik einer Videokonferenz eine andere ist, als in einem Raum.

Videokonferenzen sind ein wesentlicher Faktor, welcher eine dezentrale Teamzusammenarbeit ermöglicht. Um die Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu koordinieren, ist eine strikte Einhaltung der Videokonferenzen-Regeln zwingend. Dies spart Zeit, fördert ein respektvolles Miteinander und generiert gemeinsame Erfolge. 

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